海南省烟草公司海口公司合同监督管理办法

第一章  总  则

第一条  为加强海南省烟草公司海口公司（以下简称海口公司）对各类合同的管理，保障企业合法权益，预防合同法律风险，促进烟草企业依法行政、依法管理、依法经营，根据《中华人民共和国合同法》及其他法律、法规的规定，结合实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于海口公司的合同监督管理工作。

第三条  本办法所称“合同”是指海口公司与其他平等主体（自然人、法人、其他组织）之间签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

烟草企业之间签订的卷烟和烟叶购销、加工合同，以及烟草企业和职工签订的劳动合同，依照行业相关规定执行，不纳入本办法的管理范围。

第四条  合同监督管理坚持依法、公平的原则。

    第五条  加强合同管理制度建设,建立分级管理、归口管理、统一授权、审查会签、编号归档、监督检查的合同管理制度体系。

第六条  加强合同管理信息化建设，在建立和完善合同管理制度的基础上逐步建立合同管理信息系统，优化合同管理流程，提高合同管理效率和水平。

第七条  积极推行合同范本管理，及时整理日常惯用合同，提高合同管理规范化水平。

第八条  发挥法律顾问在合同谈判、起草、审查及合同纠纷处理方面的专业优势，提高合同法律风险防控能力。

第二章  合同监督管理内容及相关部门职责

第九条  合同监督管理的主要内容包括：

（一） 建立健全合同监督管理制度；

（二） 组织合同的签订、履行、变更和解除；

（三）审核合同的合法性、适当性、完整性及潜在的法律风险；

（四）监督检查合同的签订、履行、变更和解除；

（五）建立合同档案，对合同进行管理；

（六）其它合同监督管理工作。

第十条  合同实行分级、归口管理。

企业法定代表人（负责人）对本企业签订的合同负责。

合同监督管理部门包括合同承办部门、法规部门、财务部门、审计部门、办公室等。

第十一条  合同承办部门对合同的起草、签订、履行全过程负责，承担以下职责：

（一）在签订合同前，负责审查对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力及授权委托书；

（二）负责合同的谈判、起草工作，重大复杂合同需要提前请法规部门及其相关部门参与，并应提前通知；

（三）办理送审、签订等事项，对合同内容的真实性、完整性负责；

（四）审核合同的对方当事人、标的、数量、质量、价款等是否与招投标文件相一致；

（五）负责合同的履行，办理合同的签订、中止、变更和解除等事项；

（六）督促对方当事人正确履行合同并就合同争议、纠纷与对方当事人进行交涉；处理由合同纠纷引起的仲裁、诉讼事宜；

（七）负责合同档案资料的收集、保管和归档；

（八）其它合同监督管理职责。

第十二条  法规部门履行以下职责：

（一） 对合同条款及形式的合法性进行审核。

1.合同内容合法性：审查合同主体是否合法，合同内容是否违反国家法律法规的强制性规定和行业政策，合同中引用的法规或技术规范是否有效等；

2.合同条款严密性。审查合同条款是否完备，各条款内容是否具体、明确、切实可行，合同双方权利义务是否明确、具体、对等，合同内容是否存在前后意思矛盾、词义含糊不清问题；

3.合同形式的规范性。审查签订程序是否符合法律规定，合同名称是否与合同的性质相符，合同信息与其他送审材料信息是否一致；

4.其他须审查的内容。审查是否有针对标的特性、交易对象特性、交易特有风险、违约特点设立实用性条款，是否对合同交易风险进行必要防控。

（二）协助承办部门处理合同履行过程中发生的法律纠纷。

（三）参与重大复杂合同的谈判、起草。

（四）组织编写合同范本。

（五）负责对本单位的合同管理员进行备案管理，组织相关培训。

（六）其它合同监督管理职责。

第十三条  财务部门履行以下职责：

（一）审核合同涉及的金额是否与预算相符；

（二）审核合同中的财务收支事项是否符合国家财经法规和财务管理制度；

（三）按照合同约定审核办理财务收支、结算事项。

第十四条  审计部门履行以下职责：

（一）对合同签订、履行、变更、解除进行合规性、适当性、完备性审计；

（二）审核是否按批准的采购方式及相应流程确定合同对方当事人；

（三）对合同资金使用及执行等情况进行全面审计；

（四）其它合同监督管理职责。

第十五条  办公室履行以下职责：

（一）负责对合同加盖印章；

（二）负责对合同归档资料进行归档和管理。

第十六条  采购类合同须经采购办进行审核，相关部门负责对各类专业合同进行审核。

第十七条  建立承办部门合同管理员制度。

承办部门指定专职或兼职的合同管理员，负责本部门合同起草、合同送审、资料归档、合同履行等日常工作。

第三章  合同审核的范围

  第十八条  合同审核的范围：烟草企业对外订立的,且未签订、未履行的书面合同。

第十九条  能即时结清且金额8万元以下的合同，可以不采用书面方式订立，不属审核范围。

第二十条 下列书面合同，法规部门不再审核合同文本，不出具法律意见书，其他合同监管部门依职权审核。

（一）国家局已明确规定合同范本的；

（二）由政府行政单位、银行、电信提供的不能变更条款内容的合同草案。

第四章  合同审核的程序

第二十一条  合同的审核程序

（一）承办部门起草及初审

1.承办部门起草合同文本

内容由双方约定，一般应包含当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。

合同用语应严谨、准确，对可能引起歧义的文字和非法定专用词语应在合同中进行专门解释。

承办部门应优先采用本单位及其上级单位编制的合同范本。

对于有特殊要求确需修改合同范本内容的，由合同承办部门提出意见，报法规部门审定修改。

2.审查合同内容

合同正式签订前，承办部门负责人应在合同审批表内对下列内容提出明确的合同初审意见，并将合同报送职能部门审查：

（1）审查合同主体。主要有：签约对方单位或个人是否具有签约主体资格，签约对方的经营范围、履约能力、资信情况及委托代理权限。

（2）审查合同手续。主要有：委托代理手续，法律、法规规定须经有关部门批准、登记的手续等。

（3）审查合同内容。主要有：合同的报价是否合理，合同的专业性条款是否合理、完备，技术性附表、附图是否符合要求、是否完备等。

3.准备送审材料

（1）合同草案；

（2）《采购合同审批表》或《非采购类合同审批表》一式三份；

（3）采购合同附《采购事项审批表》，其他合同附项目立项审批意见（领导批示或者相关会议纪要等）；

（4）采购合同，经过招标的附相关招投标文件；非经过招标的附市场比价等相关材料；

（5）签约对方主体资格、资信能力，如营业执照、组织机构代码证等有关资料；

（6）签订借贷合同的，附担保物的有关说明；

（7）签订担保合同的，附主合同原件或复印件及有关情况说明；

（8）授权他人代理签订合同的，附授权委托书；

（9）欲变更、终止、解除及续签合同的，附原合同文本及变更、终止、解除、续签合同的书面说明材料；

（10）其他相关材料。

（二）承办部门送审

1.承办部门应指定具体合同承办人员，负责及时将合同及相关材料送交法规、财务、审计等部门依据职责依次进行审核；

2.合同监督管理部门应对送审的合同进行登记，送审人和受理人应在登记表上签字；附送有关材料不全的，合同监督管理部门应要求承办部门及时说明或补全；

3.合同承办部门对已审核合同的实质性条款变更的，应将变更后的合同送交合同监督管理部门重审。

（三） 监督管理部门审核

1.具体审核行为

监督管理部门按各自的职责分工对合同进行审查，应加强对审查意见的痕迹化管理，对重大问题的审查意见应出具专门的合同审查意见书。

合同金额在20万以上的，法规部门应及时将合同资料送交法律顾问审查。

2.合同审核期限

各合同监督管理部门原则上应在收到合同草案之日起5个工作日内出具审核意见，重大合同在7个工作日内出具审核意见（特殊情况除外）。

对重大或者专业技术复杂的合同，合同监督管理部门可会同合同承办部门及其他相关部门组成小组共同进行审核，审核时间可以适当延长。

承办部门应认真研究合同审查部门提出的意见，对合同内容进行修改完善；存在重大分歧的，报请领导组织有关部门负责人协商解决。

合同审查应及时高效，对使用合同范本签订的合同应压减审查时间。

（四） 分管财务的领导审签

承办部门按规定提交分管财务的领导审签。

（五）形成合同正式文本

合同承办部门按照审核意见修改合同文本，并与合同签约对方协商，形成合同正式文本。

第五章  合同的签订

第二十二条  由承办部门按审批权限报法定代表人或授权代表人审批，未经法定代表人或授权代表人审批不得对外签订书面合同。

第二十三条  合同约定签字生效的，承办部门将合同正式文本交签约对方签字盖章。对方是委托人签字的必须提供其法定代表人的授权委托书及身份证明。

第二十四条  加强内设机构工作人员的合同授权管理，除企业法定代表人亲自签订外，合同必须由法定代表人授权签订，各承办部门可以结合实际情况实行常年授权或一事一授权。

单位内设机构、部门等非法人单位，非经单位法定代表人的合法授权，不得以单位或自身的名义对外签订、变更和解除合同。

第二十五条  授权委托必须办理书面授权委托手续，法定代表人授权委托书应由法定代表人签发并加盖本单位公章，委托代理人应在委托权限内签订合同。

授权委托书应具备下列内容：

（一）委托人与受委托人的名称、姓名、职务；

（二）委托事项；

（三）委托权限范围；

（四）委托日期及期限；

（五）其他法律规定或委托双方约定的事项。

第二十六条  实行合同统一编号制度。

合同编号由法规部门统一管理，对没有编号的合同不得加盖公章、档案管理部门不予归档。

实行统一的合同编号规则，合同编号由15位数字组成，确保每份合同都有唯一编号，不重复、不遗漏。

第二十七条  承办部门将签约对方已签章的合同正式文本报法定代表人或其受委托人在合同文本上签字，由办公室盖章。未履行审核程序的合同，办公室不予盖章。

各单位对外签订合同应使用本单位公章，不得加盖内部机构章等其他印鉴。

第二十八条  合同签订过程中，法律、行政法规或国家政策规定应当办理批准、登记、公证等手续或企业认为需要公证、鉴证的合同，应当依法办理批准、登记、公证、鉴证等手续。

第二十九条  合同交付：双方签字盖章的合同正式文本由承办部门负责交付对方。

第六章  合同的履行、变更与解除

第三十条  合同依法成立，即具有法律效力。烟草企业应遵循诚实信用的原则，根据合同的性质、目的和内容全面履行合同义务。

第三十一条  合同承办部门是合同履行的责任部门，应及时了解、掌握合同的履行进度，监督、确认合同对方的履约情况，严格依照合同条款组织好履约验收工作，完整收集保管好有关的单据、信函等原始文字资料，确保合同的实际履行和全面履行。

财务部门应严格按照生效合同约定的条件和内容办理付款审核，承办部门负责提供付款证明材料，履行付款审批手续。

第三十二条  合同生效前，不得实际履行合同。

第三十三条  合同生效后，合同当事人应按约定全面履行合同不得转让、转卖合同。

第三十四条  合同对方当事人不履行合同约定时，合同承办部门应在法定或约定期限内以法定方式解决。

第三十五条  合同履行过程中，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确，需要签订补充协议的，或有法定或约定的变更事由发生时，需要与合同对方协商变更合同的，应在签订书面补充、变更协议前，履行合同审查程序。

第三十六条  合同履行过程中，有法定或约定的合同解除事由发生时，在解除合同前履行合同审查程序，合同审查部门对合同解除事由、合同解除相关条款和合同解除后果进行审查后，报经法定代表人或授权代表人批准解除。

经上级主管机关批准的合同，如合同中未约定变更、解除条件的，所达成变更、解除协议应报上级主管机关批准后，方可生效。

经公证、鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原公证、鉴证机关备案。

联营、承包、租赁、涉外等合同的变更或解除，法律、法规规定有特别程序的，应按特别程序办理。

第三十七条  变更、解除合同必须采取书面形式。

第三十八条  合同履行有先后顺序的，如合同对方作为先履行方未履行或履行不符合约定的，承办部门应拒绝对方履行要求；烟草企业作为合同先履行方的，承办部门应先履行，但有确切证据证明合同对方存在丧失或有可能丧失履行债务能力的，可以报请领导批准后中止履行并及时书面通知合同对方。

第三十九条  合同未能正常履行时，承办部门应及时将不能履行情况通知有关部门，会商解决方案并将解决方案向主管领导汇报，同时采取保全相关证据等必要措施，避免产生经济损失或使风险扩大。

第七章  合同纠纷处理

第四十条  发生合同纠纷时，双方应协商解决，不能达成一致时，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第四十一条  合同的纠纷先由承办部门负责协商处理，协商不成的，由法规部门配合承办部门通过法律途径解决。

第四十二条  处理合同纠纷的原则是：

（一）坚持以事实为依据，以法律为准绳，法律没有规定的以国家政策或合同有效条款为准。

（二）以双方协商解决为基本方法。

（三）因对方原因引起的合同纠纷，应注意保障本单位合法权益不受侵犯；因我方责任引起的合同纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少损失；因双方责任引起的合同纠纷，应实事求是，分清责任，合情合理解决。

第四十三条  提请处理合同纠纷的程序：

（一）经协商无法解决的纠纷，纠纷所涉及到的主要部门应填写《处理合同纠纷申报表》（一式两份），报本单位法定代表人或分管领导审批后送交法规部门。

（二）经过法定代表人或分管领导的批准，通过法律途径解决。

第四十四条  承办部门与签约对方协商处理纠纷的时限，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉的充足时间。

第四十五条  处理合同纠纷，有关业务部门必须主动提供下列有关证据：

（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议）；

（二）发票等有关凭证票据；

（三）货款的承付、托收凭证，有关的财务凭证；

（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；

（五）有关违约的证据材料；

（六）其他与处理纠纷有关的材料。

法规部门可配合承办部门进行调查取证，有关业务部门应予协助；法规部门可根据需要，要求纠纷所涉及的业务部门派出代表参与出庭作证，有关业务部门应给予支持。

第四十六条  处理合同纠纷，应特别注意以下问题：

（一）在证据可能丢失或者以后难以取得的情况下，及时采取有效的证据保全措施。

（二）发现签约对方或利害关系人有可能隐匿、转移财产而使我方权益难以实现时，及时依法申请法院采取财产保全措施。

（三）对于债权债务关系明确且对方对其所负债务无疑义的，依法及时向人民法院申请支付令。

（四）符合公示催告程序的案件，及时提出建议或代写申请书向人民法院申请公示催告。

第四十七条  合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面解决纠纷协议，由双方代表签字并加盖单位公章。

第四十八条  在合同纠纷处理过程中，未经法规部门审核、法定代表人同意，任何部门和个人不得对外作出任何实质性答复或提供文件资料。

第八章  合同档案管理

第四十九条  各部门应加强合同档案管理工作，建立合同资料统一归档制度，确保合同资料完整、准确、系统。

推广合同档案信息化管理，通过办公平台等系统，加强合同资料电子文档的收集、保管和利用。

第五十条  合同签订后，承办部门应妥善保存合同相关资料，按年度将本部门履行完毕的合同档案移交办公室保管，办公室按照合同编号顺序对各部门移交的合同档案进行统一管理。涉及到土地房产等重大复杂合同承办部门应视情况及时办理移交手续。

合同材料应按照一项一卷的要求收集整理，包括但不限于：生效的合同文本，对方资质证明（如营业执照等证明资料），合同签订过程中形成的谈判、招投标、审批文件，合同履行、变更、解除中形成的各种票证、信函、文件等原始资料；属于企业采购事项的合同，材料归档应符合行业采购管理规定的相关要求。

合同签订后，承办部门应将一份已签订生效的合同文本原件送至法规部门存档备查。

第五十一条  严格执行合同档案资料查阅、借阅手续，涉及国家机密、商业秘密的，应加强保密管理，不得随意借阅和复印。

第九章  监督检查

第五十二条  重大复杂合同应在本企业相关部门审查通过后、正式签订前报送省公司进行法律审核：

（一）标的额为2000万元以上的合同;

（二）涉及知识产权开发、使用、转让的合同；

（三）与行业外的第三方合资、股权或整体资产并购、增资、企业合并、分立合同；

（四）含有排他性投资、合资、合作条款或含有不竞争条款的合同；

（五）法律关系复杂或其他可能对企业权利义务产生实质性重大影响的合同。

报送审核的材料包括重大合同审核报告表及合同文本、法律审查意见书等合同起草审查中形成的所有资料。

    合同审核一般应在10个工作日内提出审核意见并向报

送单位退卷。

 经审核对外签订的合同，由合同签订单位承担合同法律

责任，审核不通过的不得签订。

第五十三条  建立合同台账管理和统计分析制度。法规部门及时做好合同台帐的登记和统计分析，并每半年向省公司汇总上报1次本企业的合同台账，上报至省公司的时间分别为1月和7月的10日之前。

第五十四条  建立合同管理检查制度。每年度法规部门会同有关部门对本单位和所属单位的合同签订、履行和管理情况进行检查，针对检查中发现的问题提出整改意见。

第五十五条  建立健全合同管理考核与责任追究制度。对合同管理成效显著的部门和个人予以表彰奖励；对合同订立、履行过程中徇私舞弊、滥用职权或严重不负责任，致使企业利益遭受损失的单位和个人，应按照相关规定追究责任。

第五十六条  合同监督管理部门应当确定专人负责，因不履行职责造成损失的，应按有关法律法规、规章制度承担相应责任。

第十章  附  则

第五十七条  本办法由海南省烟草公司海口公司负责解释。

第五十九条  本办法自印发之日起施行。海南省烟草公司海口公司合同监督管理办法》（海烟法 [2013]121号）同时作废。

附件：1.采购合同审批表；

2.非采购类合同审批表；

3.合同编号规则

4.法定代表人身份证明书；

5.授权委托书；

6.处理合同纠纷申报表；

7.重大合同审核报告表；

8.合同台账；

9.合同审核规程图。