1.申请前的准备

    请致电海口市外办咨询（电话：0898-68720191），工作人员根据会议是否属于国际会议及国际会议的性质作出具体建议（申请条件及详细材料见附件1）。

    2.申请

    申请人向海口市外事办公室提出申请，现场提交申请材料或发送清晰扫描件到市外办指定邮箱。

    3.受理

    接件受理人员核验申请材料，当场做出受理决定（通过邮箱申请的，以外办收到邮件时间为准）。申请人符合申请资格，且材料齐全、格式规范、符合法定形式、受理时间符合规定时间要求的，予以受理；申请人不符合申请资格、受理时间不符合规定时间要求或材料不齐全、不符合法定形式的，接件受理人员不予受理；申请人材料不符合要求但可以当场更正的，退回当场更正后予以受理。

    4.审查

    受理后，审查人员3个工作日内对材料进行初审，初审通过后1个工作日内报请上级单位审核。视会议规模、主题等具体情况，由中央或省有关部门做出审查决定。予以通过的，由市外办通知申请单位；不予通过的，由市外办通知申请单位，并说明不予核准的理由，退回申请材料。

    5.办理结果

    海口市外事办公室以传真、邮寄或通知申请人自取等方式将审批结果通知申请人。

附件：1.申请条件及详细材料

      2.国际会议申报表（样表）

    办理机构:海口市外事办公室 　 

    受理部门:友城和国际交流科

    受理地址:海口市秀英区长滨路海口市行政办公区6号楼4015室

    联系电话:  0898-68720191传真: 0898-68720227

    联系邮箱：faohk@haikou.gov.cn　

    受理时间：周一至周五上午8:30-12:00,下午14:00-17:30（非工作时间可通过邮箱投递申请材料，由工作人员后台初审并在工作时间反馈意见）

附件1

国际会议申请条件

符合下列全部条件的，可提出国际会议申办申请：

（1）举办地在海口。

（2）主办方或承办方为海口市的机关、事业单位、企业。

（3）在规定的办理时间内向海口市外事办提供全套申请材料。

（4）符合国家有关规定。

国际会议申办材料清单

（1）《在海口举办国际会议申报表》；按要求填写并盖公章，收原件或清晰扫描件1份。

（2）详细申请报告；含单位名称、地址、电话、传真的信笺纸打印，详述会议中英文名称、举办背景、主要内容和议程、时间、地点、规模、组织形式和架构、经费来源，纸质版由单位法人代表签字和加盖公章。

（3）境外参加会议人员名单；含中外文姓名、国别、职务、职称、单位等情况，视情况还需提供其他相关材料。

（4）上级主管部门同意函；无上级主管部门的，须提供商务部门同意函。

（5）主办单位和承办单位简介。

（6）上述材料均收取原件（到我办申请的）或清晰扫描件1份（通过邮箱申请的）。

1221在琼举办国际会议申报表-样表