海口市琼山区住房和城乡建设局

保密室管理制度

    根据《保密法》和《海南省实施保密法细则》以及有关保密工作规定，制定本制度。

    一、保密室的标准。保密室的设置应该在高层人员少过往的房间(最好是单独的)，安全防范条件好，有铁门、铁窗、铁柜。有人专管，有安全保障。室内有防火、报警设备。

    二、保密员(含兼职)的条件

    1、热爱祖国，拥护共产党的领导，坚持党的基本路线持四项基本原则的共产党员(或共青团员)

    2、忠诚老实，作风正派，遵纪守法。

    3、忠于职守，爱岗敬业，保密观念强。

    三、保密员岗位责任

    1、认真学习，熟悉保密法规，严格地执行保密法规。

    2、负责国家秘密载体(密件、密品)的管理。认真登记造册，分类存放。

    3、对上级下发和本级产生的“三密”文件、资料要做到来龙去脉清楚。分发、呈阅、借阅的要及时清退。秘密级、机密级的每季度清核一次，绝密级的不准借出保密室。

    4、做好文件、资料的完整归楼工作。每年终对上级部门下达的密件经请示不需退回的以及本级产生的密件都要做好归档(一般在次年四月份前)和销毁工作。

    四、收文

1、签收。

属邮电机要送来的要核对信封机要号码。属外部门送来的要清点份数。属领导开会带回的密件也要清点份数，才能签收姓名、日期并详细登记。属本级产生的密件也要登记好份数。

2、呈批送办。

收文后要及时呈请分管领导批示。及时呈阅办理急件速办，一般件应在24小时内处理完毕。

    五、发文

    1、密件要坚持只发组织，不发个人的原则。

    2、需要寄出的密件一定要到邮电局办好机要邮寄手续，不得以挂号或普通邮件寄出。不能办理机要交寄的，要派车专程送达或通知收文单位派员领取。

    六、登记

1、分类设本。

密件、密品和一般件要分类设专本登记，不可混杂。收文、借文和发文也要各设本。

2、项目清楚。

对来文单位、文件号、收件信封号、总份数、密级、发往单位，签收人、日期等，每栏都要填写清楚，以便于今后泄密查处。

    3、用于收发、借文、清退、销毁国家秘密文件、资料、密品的登记本(包括表格)用完后至少保存5年，绝密级、密码、密码电报的登记本用完后至少保存10年。

    七、传递

    1、传递国家秘密文件、资料、密品应套封装，数量大的应用箱或邮袋包装，在封面上或包工加盖密封章，标明密级和统一编号，并交由机要通信员(或机要交通或派专车、专人护送，不得用普通邮寄或托运)传递。

    2、传递国家秘密文件、资料、密品时，传递人不得拆阅、启封、不得把文件袋夹在单车、摩托车尾架上或在途中办理个人私事。

    3、绝密件应单独装封，并有两人护送。

    八、复制、摘抄

    1、秘密文件以及发文单位规定不准翻印的文件，任何部门和个人不得擅自翻印；确需要翻印时，应当经制文机关或者授权单位批准。翻印复印件应注明翻印、复印的机关，份数和期，按原件同样管理，用后及时收回。

    2、印制国家秘密文件、资料应由本机关内部的文印室或委托持有《国家秘密载体复制许可证》的印刷厂(车间)承担。严禁在市面营业部门复印机或私人印刷厂印制。

    3、摘录秘件或资料时，不可全文照录，只能重点摘录，所摘录的本子用后交回保密销毁。(摘录本统一用保密室编号的本子)

    九、阅办

    1、阅办国家秘密文件、资料，应在办公室或阅文室进行，不得带出办公室或阅文室。

    2、呈请领导批示的密件、保密员要及时办理，不得耽误时间。

    3、领导批示密件呈批单办理送阅后要暂保留一年。

    十、借文

    1、保密室借出文件、资料(包括密件和内部件)应坚持分管领导批准，办理登记，签收手续，绝密件不准外借。

    2、借出的文件、资料(密件一般件)应限期退还；保密员应常检查，到期未还的要加以催促。

    3、借出的密件不得横传。

    十一、清退

    1、清退文件是做好保密工作的重要环节，清退的重点是涉密件，资料。

    2、对上面发来的密件，要常检查，阅办完毕的及时退回，经请示不退的暂保管到一定时间才销毁，本级向下发的密件每季度清退一次，年终全部清退。

    十二、归档

    1、收集归档的文件、资料，应该是年来完整文件、资料，保密员应认真检查收发文本做到完整无缺，然后按问题分类立卷装钉，卷宗里有密件的，卷面要按里面最高密级和最长保密期限的文件标明密级标志和保密期限。(在卷面左上角标明)

    2、立卷文件、资料要打印目录一式三份，其一份随卷装钉，一份留在保密室作为查文引索；另一份随卷移交档案局。

    十三、销毁

    1、销毁涉密文件、资料(包括内部的)由保密室负责；属市委、市政府分发各单位的涉密件，资料，由各单位保密室退回市委、市政府保密室处理。属上级主管部门的，发各单位的涉密件，年终清理时应征求发文部门意见，同意自行销毁的，要列表造册，有单位领导批准、监销人、销毁人。

2、销毁方法一般用碎纸机，数量多的，可派人专车送往造纸厂。但要事前联系好，涉密件及时打碎后，人才能离开。