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索 引 号: 69316743-5-33/2024-03158 分类: 政策
发布机构: 琼山区滨江街道办事处 发文日期: 2023-03-15
名  称: 滨江街道办事处档案管理办法(试行)
文  号: 主 题 词:


滨江街道办事处档案管理办法(试行)

      一、总则

为加强滨江街道(以下简称街道)档案工作,促进档案规范化建设,推动档案资料更好地服务于街道经济社会发展,根据《中华人民共和国档案法》《乡镇档案工作办法》(国家档案局第18号令)《海南省档案管理办法》《归档文件整理规则》及有关规定,结合我街道实际,制定本办法。

街道档案工作是街道机关、社区、团体、企事业单位工作必不可少的重要组成部分,是街道各项建设和维护其历史真实面貌的一项重要基础工作,是提高街道工作效率和工作质量的必要条件。街道党工委、办事处切实加强领导,明确街道党工委副书记为档案工作分管领导,党政办公室一名正式在编人员作为档案管理人员具体负责,严格落实档案安全责任机制,把档案工作列入街道工作计划和发展规划,纳入目标管理责任制考核内容。将街道档案部门所需经费列入街道财政预算,确保档案工作与街道各项工作同步协调发展。

二、档案归档

(一)归档范围

凡记载、反映本单位主要职能工作(活动)情况,具有查考利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同内容、不同形式载体的各种类型材料。必须按照本单位所制定的《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行整理归档保存。

(二)归档时间和要求

本单位工作人员在每项工作(活动)结束后,以办公室(部门)为单位,负责收集整理在该项工作(活动)中形成的具有保存价值的材料,根据材料填写《滨江街道档案交接表》,于每年3月底前移交本单位档案室,由档案管理人员统一归档,一般于每年6月底,全面完成上年度档案的归档任务。当年会计档案在会计年度终了后,可暂由财会部门保管一年,期满后,原则上由财会部门编造清册移交档案室。

(三)案卷质量

材料收集齐全,书写材料字迹符合保存要求;分类组卷合理正确;文件排列系统有序;保管期限划分确切;案卷装订整齐结实;封面标题简明清晰;符合三要素(作者、内容、名称);三率(归档率、完整率、准确率)检查符合标准;查考利用简便有效。

三、档案库房管理

(一)库房应严格注意防火、防盗、防潮、防光、防虫、防尘、防霉、防高温、防有害生物、气体和防污染实施情况,并根据薄弱环节,制定相关预防措施和设置必要的设备。

(二)根据条件及时调节库房温湿度(档案库房温湿度要求:温度14℃—24℃,相对湿度4560%)。

(三)库内档案应分类存放,箱、柜、架必须摆放整齐,并编上箱号。

(四)库房内应经常保持清洁,做到窗明、门洁、地净,箱柜无灰尘,严禁在库内存放个人物品或堆放杂物,严禁烟火。

(五)库房门窗必须紧闭,下班前认真检查,确保库房安全。

(六)库房钥匙应专人保管,非档案管理人员未经允许严禁入内。

四、档案利用查阅

(一)查阅档案资料须填写《滨江街道档案借阅单》。

(二)外单位查阅档案、资料,必须持所在单位介绍信,注明利用者身份和利用档案的目的、范围,经党政办主任审批后,予以查阅。

(三)查阅档案,只限于在指定场所进行,未经批准,不得将案卷带出本单位。

(四)爱护档案,不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等,查阅时严禁吸烟、饮食。

(五)不得翻阅和摘抄所需利用以外的档案。

(六)查阅档案时可以抄录;如需复印(部分或全部)应事先在借阅单上说明,按复印有关要求办理。

(七)查阅档案、资料者应及时将利用效果反馈档案室,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。

(八)一般情况档案不予外借,如遇特殊情况,需填写《滨江街道档案外借单》,并经党政办主任审批后,予以借阅,外借应及时归还,外借档案时间一般不超过半个月,每月清理一次。

五、档案鉴定销毁

档案鉴定、销毁是决定档案的存毁,解决档案精与杂的矛盾,便于档案的保管和利用的一项重要工作。档案鉴定要用政策观点、历史观点、全面观点,由档案室会同业务部门共同进行,并报主要领导审批。

(一)档案鉴定必须定期进行,文件归档时,对文件有保存价值进行鉴定,确定是否需要归档;文件整理归档过程中,对不同价值的文件进行鉴定,确定其保管期限;档案保管期满后,对超过保管期限的档案进行鉴定,确定其存毁。

(二)档案鉴定必须逐件进行详细审查,提出存毁意见,对确无保存价值的档案要编制销毁清册,经主要领导批准后才能销毁。档案鉴定报告、销毁清册和领导批示要一并存档备查。

(三)确定销毁的档案,除特殊情况外,一般应暂时保存一段时间。销毁档案必须到指定地点并专人监销,监销人员要在《滨江街道档案销毁清册》上签字,并注明销毁日期。

(四)有关债务债权等未了结的档案,必须了结后才能销毁。

六、档案安全保密

(一)档案管理人员及其他涉及工作人员必须认真贯彻执行上级有关安全保密的指示和规定,严格执行党和国家的保密制度。

(二)档案管理人员及其他涉及工作人员不得借工作之便,私自将秘密档案带出库房或给无关人员查阅。

(三)档案管理人员及其他涉及工作人员不得在公共场所和私人信件中泄漏党和国家机密。

(四)由于工作需要使用或外借档案,应妥善保管,不得擅自扩大阅读范围,用后及时归还。

(五)复印秘密档案必须凭单位介绍信,并经主要领导批准方可进行。

(六)严禁向废品收购部门出卖档案文件资料。

(七)对故意或过失丢失档案或泄密者,将依法追究责任。

七、档案管理人员工作职责

(一)积极宣传和认真贯彻执行《档案法》及《海南省档案管理办法》。

(二)热爱档案事业,刻苦学习档案业务和科学文化知识,不断提高业务水平和工作能力。

(三)加强组织纪律性,自觉遵守党的纪律和国家的法律、法规,严守党和国家的机密,遵守本单位的各项规章制度。

(四)集中统一管理本单位的全部档案,维护档案的完整与安全,并按规定积极提供利用,为本单位各项工作服务。

(五)热情、耐心接待查档人员。坚持按照“档案利用查阅”要求,做到查询、调卷迅速准确,不断提高工作效率。

(六)根据“档案库房管理”要求,认真做好档案库房内务管理,做到布局合理,分类明确,查找方便,箱柜排列有序,整齐清洁。

(七)外借档案收回后要进行检查,并及时归放原处,防止抽取或失散档案。

(八)定期检查档案案卷保存情况,发现霉变、破损等情况,立即报告并采取抢救措施。

(九)档案管理人员调动工作时,要严格履行移交手续。

(十)积极开发档案信息资源,做好信息利用和效果收集工作及有关情况的统计工作。

附件:1.文件材料归档范围和档案保管期限表

      2.滨江街道档案借阅单

3.滨江街道档案外借单

4.滨江街道档案交接表

5.滨江街道档案销毁清册


附件1

文件材料归档范围和档案保管期限表

序号

归档范围

保管

期限

文书类

1

党群工作

1.1

本街道党工委会、党工委(扩大会记录、纪要等文件材料

永久

1.2

本级党的代表大会、人民代表大会,工会、共青团、妇女代表大会的文件材料大会的文件材料

1.2.1

请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决议、决定、纪要、选举结果、讨论通过的文件材料等

永久

1.2.2

大会发言人大代表建议和意见、人大议案及答复

永久

1.2.3

筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录,讨论未通过的文件材料等

10

1.3

本街道人大在监督履责、办理议案过程中形成的文件材料

永久

1.4

本街道档案、机要、保密等工作形成的文件材料

永久

1.5

本街道党工委有关党的基层组织发展,党员管理、考核、教育培训,党费收缴的规定、办法、通知等文件材料

1.5.1

重要的

永久

1.5.2

一般的

30

1.6

本街道党工委有关党员干部任免、考核奖惩的决定,党员组织关系转移的介绍信存根,党员统计的报表、名册等文件材料

永久

1.7

本街道党工委有关纪检监察、党风廉政建设的通报、报告等相关文件材料

1.7.1

重要的

永久

1.7.2

一般的

30

1.8

本街道纪检监察案件材料

永久

1.9

本街道党工委有关政治思想、精神文明、宣传教育等工作形成的文件材料

1.9.1

重要的

永久

1.9.2

一般的

30

1.10

本街道统战、民族、宗教、侨务等工作形成的文件材料

1.10.1

重要的

永久

1.10.2

一般的

30

1.11

本街道工会、共青团、妇联工作形成的文件材料

1.11.1

重要的

永久

1.11.2

一般的

10

1.12

本街道学会、协会等组织在工作中形成的文件材料

30

1.13

上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料;上级机关下发的需要本街道贯彻执行的决定、纪要等文件材料

1.13.1

重要的

永久

1.13.2

一般的

30

1.14

下级党组织报送的年度计划、总结、报表、典型材料等

10

2

行政综合

2.1

本街道乡镇长办公会、联席会、专题会等会议记录、纪要、决议等文件材料

永久

2.2

本街道制定的中长期规划,年度计划、总结等文件材料

永久

2.3

本街道区划调整、机构调整、人员编制、隶属关系改变等文件材料

永久

2.4

本街道编纂大事记、历史沿革、乡镇志、年鉴等过程中形成的文件材料

永久

2.5

本街道举办重大活动、应对突发事件过程中形成的文件材料

永久

2.6

本街道各项普查、统计调查工作形成的文件材料

2.6.1

重要的

永久

2.6.2

一般的

10

2.7

本街道信访工作形成的文件材料

2.7.1

重要的

永久

2.7.2

一般的

10

2.8

本街道行政执法案卷材料

永久

2.9

本街道有关人事、劳资、评聘、离退休抚恤等工作形成的文件材料

永久

2.10

本街道有关的奖惩文件材料

2.10.2

本街道本街道干部职工获得市级(含)以上表彰奖励和受到警告(不含)以上处分的决定、通知、通报等

永久

2.11

本街道有关劳动就业、劳务输出的通知、规定、名册等文件材料

永久

2.12

本街道机关房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

2.13

本街道与有关单位签订的合同、协议等,物资和服务的采购计划、审批手续、招标投标等文件材料

2.13.1

重要的

永久

2.13.2

一般的

30

2.14

本街道政府政务工作形成的其他文件材料

2.14.1

重要的

永久

2.14.2

一般的

30

2.15

本街道所属单位和村级组织报送的有关人员调整、组织换届、机构撤并等文件材料

永久

3

司法综治民政

3.1

本街道有关司法、综治工作形成的文件材料

3.1.1

依法行政、综合治理、维稳保障等工作的规定、办法、意见、建议、报告、总结等

永久

3.1.2

维护国家安全、扫黑除恶、反邪教工作等的巡视巡查、督查检查计划、记录等

30

3.1.3

法律援助、人民调解、社区矫正、法治宣传等工作的规定、办法、报告、总结等

永久

3.2

本街道有关国防教育、民兵、征兵、预备役等工作的计划、总结、报告等文件材料

永久

3.3

本街道有关现役退役军人事务管理、安置、优待、双拥等工作的通知、报告、请示、批复等文件材料

永久

3.4

本街道有关基层政权建设的请示、市级批复、市级通知、市级报告、市级总结等文件材料

永久

3.5

本街道区域内地名管理工作征求意见会会议名单、投票结果,上报征求意见函等文件材料

永久

3.6

本街道有关安全监管、社会救助、防灾减灾、移民安置、慈善社会捐赠等文件材料

3.6.1

重要的

永久

3.6.2

一般的

30

3.7

本街道有关移风易俗、婚丧嫁娶等文件材料

30

3.8

本街道有关老年人、儿童、残疾人等社会保障,失业和离退休人员社会化管理,调解劳务纠纷等各项惠民服务工作形成的文件材料

3.8.1

重要的

永久

3.8.2

一般的

30

3.9

本街道有关司法、综治、人武、民政、社会治安等工作形成的其他文件材料

3.9.1

重要的

永久

3.9.2

一般的

10

4

城乡建设自然资源交通

4.1

本街道有关城乡建设、环境保护的规划、说明、方案等文件材料

永久

4.2

本街道有关土地或房产的管理、承包、保护、改造、补偿等工作形成的文件材料

永久

4.3

本街道有关处理违章建筑、土地纠纷工作形成的文件材料

永久

4.4

本街道有关地籍、宅基地确权登记等文件材料

永久

4.5

本街道有关土地、水、动植物、矿产等资源开发、保护、利用工作形成的文件材料

永久

4.6

本街道有关植树造林、林草承包、林草保护等工作形成的文件材料

永久

4.7

本街道有关基础设施建设工作形成的文件材料

4.7.1

重要的

永久

4.7.2

一般的

30

4.8

本街道有关农村道路建设、养护、管理等工作形成的文件材料

30

4.9

本街道有关城乡建设、自然资源、交通等工作形成的其他文件材料

4.9.1

重要的

永久

4.9.2

一般的

10

5

财政经济农业

5.1

本街道有关财政和财务管理工作的规定、办法、制度、计划、请示、批复、报告等文件材料

5.1.1

重要的

永久

5.1.2

一般的

30

5.2

本街道有关财务预算等文件材料

30

5.3

本街道有关税收工作的计划、规定、报表等文件材料

永久

5.4

本街道所属企业设立、合并、转制等文件材料

永久

5.5

本街道关于企业发展的计划、报告、合同、协议等文件材料

5.5.1

重要的

永久

5.5.2

一般的

30

5.6

本街道有关招商引资、对外经济贸易、农贸市场管理、外事往来、旅游等方面的规定、协定、合同、报表等文件材料

30

5.7

本街道有关农村经济体制改革、家庭农场等新型农业经营主体、农业生产、粮食生产、农产品质量安全、收益分配、“菜篮子工程”、农业技术、科学种田、农业机械化等工作形成的文件材料

5.7.1

重要的

永久

5.7.2

一般的

30

5.8

本街道有关家庭承包经营的合同、村(组)延包方案的审核意见、会议纪要、土地经营权流转合同,土地承包问题信访、纠纷调解形成的文件材料

永久

5.9

本街道有关农田水利、水电建设的规划、设计等文件材料

永久

5.10

本街道有关畜牧生产、水产养殖、动物防疫工作的请示、批复、报告、通知、总结等文件材料

30

5.11

本街道有关农产品生产、质量认证、加工等相关工作的计划、通知、请示、批复等文件材料

30

5.12

本街道有关财政、经济、农业等工作形成的其他文件材料

5.12.1

重要的

永久

5.12.2

一般的

10

6

科教文卫

6.1

本街道有关科学、教育事业发展,学校管理、校舍建设的计划、报告、报表等文件材料

永久

6.2

本街道有关文化、旅游、体育、广播电视事业发展、管理的计

划、请示、报告、总结、合同、协议等文件材料

永久

6.3

本街道有关文物保护、民族民间文化艺术遗产传承、民间文艺

创作工作形成的文件材料

6.3.1

重要的

永久

6.3.2

一般的

30

6.4

本街道有关卫生防疫、妇幼保健、合作医疗等工作的计划、请示、报告等文件材料

6.4.1

重要的

永久

6.4.2

一般的

30

6.5

本街道有关科技、教育、文化、卫生等工作形成的其他文件材料

6.5.1

重要的

永久

6.5.2

一般的

10

科技类

1

基建

1.1

项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件及项目申报和审批材料,中标的投标书、中标通知书,合同、协议等相关的土地、资源、安全等专项报审、批复材料,征地拆迁材料等

永久

1.2

招标计划及审批、招标、评标等文件材料

30

1.3

勘察、设计及审批等文件材料

永久

1.4

项目管理重要会议记录、纪要,项目管理制度、规范等文件材料

永久

1.5

建筑施工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工等文件材料

1.5.1

重要的

永久

1.5.2

一般的

30

1.6

竣工文件

永久

1.7

竣工验收相关文件材料

2

科研

2.1

科研项目立项、批准文件,科研项目合同、协议书,研究方案、开题报告等文件材料

永久

2.2

试验方案、设计标准,实验过程记录、图表、数据,实验计算、分析报告等文件材料

永久

2.3

样品试制、工艺流程、质量控制、分析报告、实验总结等文件材料

永久

2.4

技术评审、研究报告、结题验收报告,成果申报、鉴定、获奖及推广应用材料,专利、认证证书等文件材料

永久

3

设备仪器

3.1

招投标、采购合同、协议等文件材料

永久

3.2

开箱记录、说明书、操作手册、合格证、装箱清单等文件材料

30

3.3

安装调试记录、验收报告、操作保养规定等文件材料

30

3.4

设备仪器运行、检修、保养、事故处理等记录材料

30

3.5

报废申请、批复、证明等文件材料

永久

会记类

1

各类会计原始凭证、记账凭证、汇总凭证

30

2

银行日记账、现金日记账、总账、明细账、辅助账簿

30

3

财务报告

3.1

年度财务报表、年度财务决算表

永久

3.2

月、季度财务报表

10

4

会计档案移交清册、保管清册、销毁清册

永久

声像类

1

本街道主办或承办的重点工作、重大活动、重要会议的声像材料

永久

2

本街道基建项目、科研项目的声像材料

2.1

重点项目

永久

2.2

一般项目

30

3

上级领导和社会知名人士参加与本街道有关的重大公务活动的声像材料

永久

4

本街道劳动模范、先进人物及其典型活动的声像材料

4.1

市级(含)以上

永久

4.2

市级以下

30

5

本街道历届领导班子成员的证件照片

永久

6

记录本街道区域内重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料

永久

7

记录本街道区域内地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光及民间风俗和著名人物的声像材料

永久

8

其他具有重要保存价值的声像材料

永久

实物类

1

本街道获得的奖牌、奖章、奖状、奖杯、锦旗、证书等

1.1

市级(含)以上

永久

1.2

市级以下

10

2

本街道在公务活动中收到的字画作品、礼品、纪念品等

2.1

重要的

永久

2.2

一般的

10

3

反映本街道特色文化、产业的服饰、手工艺品、产品样本等

永久

4

本街道行政区划调整、机构变动中停止使用的印章、牌匾(衔牌)等

永久

5

其他具有重要保存价值的实物

永久

附件2

滨江街道档案借阅单

借阅日期:

是否需要复印:

借阅人:

借阅部门:

档案编号:

档案名称:

借阅事由:

注:外单位借阅档案需附介绍信


附件3

滨江街道档案外借单

外借日期:

归还日期:

外借人:

外借办公室(部门):

档案编号:

档案名称:

借阅事由:

分管领导:

党政办意见:


附件4

滨江街道档案交接表

办公室(部门):

序号

文件名

建议归档期限

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

注:建议归档日期为10年”“30年”或“永久”

交接人:                                    签收人:

                                            签收日期:


附件5

滨江街道档案销毁清册

序号

档案

文号

题名

密级

页数

监销人

销毁日期

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11



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