档案管理制度

　　为了建立健全海口国家高新区的档案工作，加强对机关档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合我委实际情况，特制定本制度。

　　一、档案机构和档案人员职责

　　（一）档案机构和人员。

　　1.设置海口国家高新区机关档案室，负责机关档案的管理工作。档案室归口党政办管理，确定一名档案管理人员，各部门档案交由机关档案室集中统一管理。

　　2.各部门要指定兼职档案员，负责本部门档案资料的整理和管理工作。党政办分管领导分管机关档案工作，党政办主任具体负责部署和指导委机关的档案工作。

　　（二）档案工作人员职责。

　　1.珍惜爱护档案，搞好科学管理，经常检查档案资料，保持案卷整齐清洁。

　　2.严格遵守保密制度，防止失、泄密事件发生，确保档案安全。

　　3.案卷及时整理入盒和进柜，妥善保管门柜钥匙，离开档案室随时锁门，禁止档案乱丢乱放。

　　4.严禁档案室内吸烟、明火、存放食品及堆放易燃易爆物品，定期检查防护设施，注意电源及电路开关，保持防火器具的完整有效，发现问题及时处理。

　　5.及时修补或复制破损、变质的档案。

　　6.禁止用商业手段出卖档案。

　　7.平时注意收集与档案工作有关的各种报刊、书籍、史料等。 

　　8.调动工作时，必须在离岗前办理好档案接交手续，交接双方要根据移交目录清点核对，严格履行签字手续。

　　二、工作程序（流程）

　　档案收集、立卷→档案保管→档案统计→档案查阅→档案利用→档案销毁

　　三、工作流程说明

　　（一）档案收集 。

　　1.各部门在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料（包括文字、图表、数据、声像等各种载体）均自行整理立卷后，于翌年6月底前向档案室移交。

　　2.党政办按领导批示交由各部门承办的文件，由各部门按拟办意见落实承办事宜后，将处理结果随文件一起及时（最迟于当年年底前）返回保密室整理。

　　3.委领导参加会议或其他活动中所接受的文件、材料，应及时交由保密室整理。

　　4.收集的文件、材料、资料必须齐全、完整、准确，并区分保存价值，分类整理、立卷。

　　（二）档案保管。

　　1.根据保存档案资料的数量设置必需的档案专用室和柜架。

　　2.遵循“内外有别”、“既便利工作，又确保秘密”的原则，严格保管好档案。

　　3.严格按照国家有关规定对档案进行密级确定和变更工作。

　　4.保管期限参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。

　　5.档案保管纳入机关办公自动化管理，逐步实现文档一体化管理。

　　（三）档案统计。

　　1.建立档案的收集（收文登记簿，发文登记簿）、卷宗目录（目录表）、查阅记录（查阅登记簿）、销毁记录（销毁登记簿）等台账，对各类档案的收进、保管、利用、销毁情况进行登记。

　　2.档案室年终进行汇总统计，并按规定向市档案主管部门报送档案工作基本情况。

　　（四）档案查阅 。

　　1.查阅档案需经有关领导在《查阅档案审批表》上签署意见。绝密级档案,一般不提供非对口部门查阅使用,因特殊情况必须提供时，由市国家保密局审批。查阅利用机密级档案，必须经工委或管委会主要领导批准。查阅其他密级档案必须经分管领导批准。摘录、复制、拍摄档案材料必须经党政办主任或分管领导批准。

　　2.在档案室查阅档案时不准吸烟，不准翻阅无关的文件材料，不准折卷、撕页、划圈、涂改、增删、剪裁，违者严格追究责任。

　　3.确需外借档案的，必须先填写《借阅档案登记表》，经党政办主任或分管领导批准后方可办理。借阅档案限期归还（一般不超过7天），不得丢失、转借他人、带到公共场所或以口头方式向外传播有关内容。涉密档案一般不外借。

　　（五）档案利用。

　　按照档案密度和利用范围，编制必要的档案管理目录、参考资料和收藏指南，健全检索工具，完善检索手段，提高档案利用效果。

　　（六）档案销毁。

　　1.各部门在进行材料整理时，对不需归档的文件材料，采用《公文呈批表》呈报，经本部门及党政办领导批准后，交保密室送文件销毁中心统一销毁。

　　2.成立档案鉴定销毁小组，定期对超过保管期限的档案进行鉴定，经鉴定已失去保存价值的档案，在《销毁登记簿》上登记造册，并填写《公文呈批表》呈报党政办主任或分领导批准后，送文件销毁中心统一销毁。