2022年4月7日，国家档案局发布了《档案著录规则》（DA/T 18—2022，以下简称“2022版”），并已于2022年7月1日实施，起草单位为国家档案局档案科学技术研究所。此标准替代《档案著录规则》（DA/T 18—1999，以下简称“1999版”），确立了档案多级著录模型和原则，明确了档案著录项目及其约束性、著录层级及著录主体，规定了各著录项目的著录要求，适用于档案室、档案馆对各类档案的著录。该文将针对2022版与1999版的差异，阐明此次修订的背景、原则、依据、前后内容的变化和主要技术指标调整，从而为使用者提供相关参考。

修订背景

《档案著录规则》是档案工作的基础性标准，既涉及推动档案理论研究问题，又触及许多具体的档案工作方法和实际成果，最初以国家标准（GB/T 3792.5—1985）的形式发布，是我国第一个档案标准，标志着我国档案工作标准化走出了第一步。1999年，对其进行了第一次修订（补充），发布为行业标准DA/T 18—1999。1999版自实施以来，在建立统一档案检索体系、开展档案报道与交流、深入开发档案信息资源等方面发挥了重要的作用。该标准的发布和实施，为实现中国档案工作的标准化、规范化和现代化打下了良好的基础。但是，随着计算机技术和网络技术的发展，传统档案著录实践已不能很好地适应档案著录现代化和标准化的要求，难以满足利用者对档案信息资源在深度与广度上开发利用的需要，也不利于机构间和国际间档案著录信息的交换。2015年5月，国家档案局对1999版进行了复审。复审专家一致认为档案管理形势已经发生了重要的改变，有必要对该标准进行修订，以此为信息化环境下档案数字资源科学、规范、有序管理，推进馆际和国际间的档案数字资源共享利用，以及档案事业高质量发展奠定基础、提供保障。基于此，档案科学技术研究所提出了对1999版进行修订的计划，2019年获国家档案局批准。

修订原则

此次修订以档案学理论为先导，以档案著录实践经验为基础，吸纳了国际档案著录规则的多级著录思想，遵循技术先进，接轨国际的原则，以“科学性、适用性、统一性、可操作性”为目标，保持与先前版本的连续性，注重与现有行业标准和国家标准的协调性，使2022版适应信息时代著录工作环境变化的需求，更好地规范和指导档案著录工作。凡涉及对标准文本结构和编辑性的改动，均依据《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》（GB/T 1.1—2020）的规定进行。

修订依据

此次修订深入开展了标准文本分析、文献研究、问卷调查和专家咨询。修订工作组研究了相关的国际标准、国家标准和行业标准，特别是重点研读了《国际档案著录规则（总则）》［ISAD（G），第二版］、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46—2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54—2014）和《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）；分析公开发表的有关档案著录规则的文献；调研档案著录工作实践，征求了57家各级各类档案馆（室）对1999版的意见建议；充分吸纳了专家学者的修改完善意见。

修订内容

2022版从1999版的9章和1个资料性附录增加到14章和5个资料性附录。增设“总体原则和要求”“多级著录模型”“著录示例”3章和“文件级著录项目”“案卷级著录项目”“类别级著录项目”“全宗级著录项目”4个资料性附录；删除“著录用标识符”“著录条目格式”“著录用文字”“著录信息源”4章；原“著录项目”改为“著录项目清单”，并扩充了内容；原“著录项目细则”一章分为七章，即“标识项著录细则”“背景项著录细则”“内容与结构项著录细则”“利用控制项著录细则”“相关档案材料项著录细则”“附注项著录细则”“著录控制项著录细则”；附录“著录条目实例”改为“著录条目示例”，更改了著录条目的展现形式，增加了多级著录的著录条目示例。

与1999版相比，2022版主要进行了三方面的重大调整，一是实现了多级著录，二是调整了著录项目，三是适应了电子环境的著录。此外，对部分术语和定义、著录细则进行了优化。

1.实现多级著录

档案多级著录一般模型图

多级著录是指档案著录从全宗著录起，逐级向下著录到类别、案卷、文件。档案著录规则应反映档案的来源原则、尊重全宗原则以及档案实体分级别（层次）管理原则，而多级著录规则就是这些原则在档案著录中的实际运用与体现。1999版仅适用于文件级和案卷级的著录，缺乏类别级和全宗级的著录，无法反映档案管理级次和档案的整理结果，难以满足多元化的检索利用需求，不利于实现对档案信息资源的控制和深度加工。因此，修订工作组以全宗理论为基础，借鉴国际档案著录规则的多级著录方法，进行了如下修订：

从著录层次上，补充了类别级和全宗级的著录，并为每个著录项目规定了其所适用的著录层级，体现档案间的层级结构和有机联系。如图所示给出了档案多级著录一般模型，但未详尽所有可能的著录层级。类别级一般著录一级类别（档案类）。

在著录原则上，提出层级性、关联性、相称性原则，体现多级著录思想。同时，基于我国档案著录工作的实际情况进行了本土化改造，将档案馆多级著录原则与基于文件生命周期的全过程著录结合起来—“从全宗著录起，逐级向下著录到类别、案卷和件”（国外著录工作大多由档案馆完成）改为“从文件著录起，逐级向上著录到案卷、类别和全宗”，从而更好地适应我国的档案著录实践。

在术语和定义中，增加了对多级著录相关概念的界定，包括“多级著录”“著录层级”“著录单元”“著录主体”。

从著录内容上，增加了体现多级著录的著录项目，如“著录层级”“组织机构沿革/人物生平”等，体现档案来源，揭示背景信息。

增设“文件级著录项目”“案卷级著录项目”“类别级著录项目”“全宗级著录项目”四个资料性附录，方便使用者直观了解各层级的著录项目。

2.调整著录项目

参考国际档案著录规则和我国相关元数据标准，对1999版的著录项目进行了总体调整。2022版在“著录项目清单”一章中规定了著录项目及其约束属性，指出了其适用的著录层级和著录主体。著录项目清单（节选）（如表所示）。

著录项目清单表（节选）

（1）调整了著录项目大类的名称和构成

由1999版的“题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项”7大项、22个小项，改为2022版的“标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注和著录控制”7大项、35个小项，与国际接轨，方便国际间档案著录信息的交换。

（2）优化了著录项目的设置

增加了体现多级著录的项目“著录层级”“组织机构沿革/人物生平”“档案保管沿革”“整理情况”，体现电子环境著录的项目“计算机文件大小”“计算机文件格式”“生成方式”，促进开放利用的项目“销毁情况”“公开属性”“开放标识”“语言或文字”“存储位置”“原件存放位置”“复制件存放位置”“相关著录单元”，体现著录管理的项目“著录者”“著录时间”；更改了著录项目的名称，将“提要”改为“范围和提要”；删除了著录项目“电子文档号”。以上变化不仅充分体现档案的内容和特征信息，反映其真实性、可靠性和可用性，更强化利用导向，为用户提供多渠道、多维度的检索途径，方便用户对检索对象进行深度分析和充分利用。

（3）调整了著录项目所适用的约束性

1999版将著录项目的约束性分为“必著”和“选著”，2022版在此基础上增加了“有则必著”，指存在这种情况时必须著录的项目。比如著录项“文件编号”，1999版为选著，研究认为该约束性不够，但如果改为必著又存在不是所有档案都有文件编号的情况，因此2022版将其约束性改为有则必著，表示被著录的档案若有文件编号，则必须著录此项，没有则不必著录此项，在加强其约束性的同时也考虑了馆（室）藏档案的不同情况，使约束性的设置更为科学。

（4）规定了各著录项目的著录主体

为强化著录控制，明确著录分工，2022版增加了术语“著录主体”并进行了界定，标示了各著录项目的著录主体—档案室和档案馆，体现著录工作从室藏阶段到馆藏阶段的阶段性过程。

3.适应电子环境的著录

1999版主要面向传统载体档案的著录，2022版在此基础上同时面向对信息系统环境中电子档案的著录，顺应了档案工作环境的变化。主要改动如下：

更改了“著录”“著录项目”的定义。强调了著录工作除了用于检索利用之外，还有对档案的管理控制功能。强调对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录，符合电子档案的特点。

删除了手工著录的符号、格式等要求。不同于手工著录环境，计算机环境下著录条目的形式为一条数据记录，不再需要各种标识符和固定的格式来区分和展现不同的著录项目，故2022版更改了“条目”的定义，删除了“著录格式”“著录目录”两个术语，不再规定著录条目的展现形式，删除了“著录用标识符”“著录条目格式”“著录用文字”和“著录信息源”四章以及各著录项目细则中关于著录位置的规定。

增加了体现电子环境著录的项目“计算机文件大小”“计算机文件格式”“生成方式”，有助于对电子档案的管理控制。

作者单位：国家档案局科研所

文章来源：《中国档案》2022年第9期