《财产保险业务档案管理规范》（以下简称《规范》）（DA/T 86—2021）于2021年5月由国家档案局正式发布，并于2021年10月起实施。《规范》规定了财产保险业务文件收集、整理、归档和财产保险业务档案保管、利用、鉴定与销毁等的要求和方法。

编制背景

随着我国经济的快速发展和改革开放的不断深入，保险行业在社会发展中的作用越来越重要，其中财产保险业务的险种已覆盖企业财产保险、家庭财产保险、机动车辆保险、农业保险、工程保险、责任保险和信用保证保险等多个领域。据不完全统计，截至2021年8月，全国有80余家财产保险公司，然而相应的财产保险业务档案管理仍无统一标准，导致各家财产保险公司业务档案管理各式各样，管理水平参差不齐，给财产保险业务档案的安全管理带来一定的风险，不利于保险行业的发展。

为规范财产保险行业业务档案管理，填补财产保险行业业务档案管理标准的空白，国家档案局提出编制《规范》，以推动我国财产保险业务档案管理工作健康、有序发展。在广泛调研财产保险行业及全国档案系统单位的基础上，《规范》以人保财险业务档案管理模式为蓝本，对照国家及行业有关法律、法规和规范要求，经过国家档案局和多名专家多次评审，不断修改完善形成。《规范》自立项至正式印发，经历十余次现场或远程调研、10次专家评审和论证、1次向全国各有关单位征求意见，共征集行业各有关单位和专家意见152条，采纳意见131条，易稿9次。

管理原则和职责

1.总则

《规范》从财产保险业务档案工作地位、制度建设、工作目标、业务环节管理、电子档案管理、工作经费预算、档案信息保密等方面，分别明确了管理原则。财产保险业务文件是在开展业务活动中直接形成的记录，具有鲜明的业务属性，同时也是客户信息的直接载体。基于此，《规范》特别明确财产保险业务文件归档是业务工作流程的一个环节，也就是业务文件应与业务活动“同步形成、同步收集、同步整理”；明确财产保险公司对财产保险业务档案中记载的客户信息负有保密职责，严禁擅自泄露客户信息。

2.管理职责

财产保险业务档案工作专业性强、涉及面广、数量庞杂，需要相关部门通力合作、共同推进。与管理类档案不同，财产保险业务文件形成部门是业务部门，《规范》除明确档案部门和信息化部门职责外，还首要明确了业务部门的工作职责，强调业务部门对归档文件应履行的主要责任。

业务部门主要负责财产保险业务文件的收集、整理和归档工作，并对归档文件的完整、准确、形成质量和整理质量负责。

档案部门主要负责财产保险业务档案工作的统筹规划和制度建设，监督指导业务部门做好财产保险业务文件收集、整理和归档工作，财产保险业务档案的接收、保管、利用、鉴定、销毁等，以及指导业务部门及时归档财产保险业务电子文件和负责电子档案管理系统建设。

信息化部门主要负责依据标准建设财产保险业务信息系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设并做好运行维护，为财产保险业务电子文件归档和电子档案管理提供信息化支持。

3.归档范围和保管期限确定

归档范围方面，为方便各公司制定归档范围，《规范》提供了财产保险业务文件归档范围附录供各公司参考。该附录采用两级分类方式明确业务文件归档范围，一级分类为承保类业务文件、理赔类业务文件和再保险业务文件，对应二级细化分类为险种或商业分保实际操作类别。

保管期限方面，《规范》规定了各类财产保险业务档案的最低保管期限，明确了根据业务类型、险种、保险期限、赔案金额等因素划分保管期限、其中，考虑到部分类别财产保险业务体量大、金额小且保险期间较短等因素，将该类业务文件保管期限划分为定期5年。另外，结合承保、理赔和再保险业务的性质和内容，差异化明确了保管期限计算起始时间。

管理过程

《规范》将财产保险业务档案管理过程分为财产保险业务文件收集、整理和归档、业务档案保管、利用、鉴定与销毁5个环节。管理过程重点准确把握以下涉及财产保险业务档案特点有关内容。

1.整理和归档

整理要求方面，考虑到财产保险业务文件中存在大量照片、音视频等，《规范》明确了此类文件整理应符合有关标准文件的规定。

分类方面，归档文件采用“年度-问题-保管期限”的分类方法，其中，问题细分为业务类型-险种（或实际操作类别），与业务活动分类保持一致。业务类型分为承保类业务文件、理赔类业务文件、再保险业务文件，前两种业务类型再按险种进一步分类，第三种业务类型再按实际操作类别进一步分类。

组件方面，《规范》明确了财产保险业务文件一般以件为单位进行组件，规范了每类业务文件组件构成和件内文件排序。承保类业务文件一般以一份保单所有文件为一件；理赔类业务文件一般以一个赔案所有文件为一件；再保险业务文件一般以一个再保险商业分保合约所有文件为一件；一个临分项目所有文件为一件；一个再保险结付人的结算文件为一件。

排列方面，各业务类型财产保险业务文件按险种（或实际操作类别）和保管期限划分后，一般按保单或批单流水号、赔案号或文件形成时间依次排列，保持业务文件之间内在联系。

编档号方面，《规范》明确了档号结构宜为：全宗号-档案门类代码-分类号-件号。关于全宗号，考虑到财产保险业务文件一般由各财产保险公司分支机构产生，为便于分支机构自行整理和归档，《规范》明确了财产保险公司可根据本单位实际情况确定全宗号。比如，可以根据需要给每个分支机构单独设置全宗号；关于档案门类代码，一般由“财险”2位汉语拼音首字母“CX”标识，既与其他门类档案进行区分，也能与寿险业务档案进行区分；关于分类号，与分类方法对应，由年度、业务类型代码、险种（或实际操作类别）代码和保管期限代码组成，中间用“-”连接。

编目方面，为方便各财产保险公司编目实际操作，《规范》提出了各业务类型财产保险业务文件归档文件目录一般设置的项目，并在附录中提供了目录样式供参考。除了常规的归档目录项目，《规范》重点明确了一般应设置保单号、被保险人、单证流水号、赔案号、赔款金额、结案时间、合约名称、合约编号、合约起期等财产保险业务相关项目。

移交归档方面，业务部门应定期将已整理的财产保险业务文件向档案部门移交归档，双方按规定办理交接手续。考虑到承保、理赔和再保险业务文件的办理结束时间和业务开展需要不同，《规范》分别明确了这三类业务文件的移交归档时间。

2.保管

在档案排架方面，应将每年形成的业务档案按业务类型区分后，按照险种（或实际操作类别）序列依次上架，确保上架排列方法与本单位业务文件分类方案一致，避免频繁倒架。

3.利用

业务档案具有直接来源于业务的特点，为充分发挥业务档案的价值，《规范》明确财产保险公司应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，满足公司业务活动和管理工作的需要。

4.鉴定与销毁

与常规的鉴定销毁工作不同，财产保险业务档案鉴定销毁工作主要有两个特点：第一，档案鉴定小组成员除了分管领导、档案、业务部门人员，还包括法律、合规相关部门人员；第二，需要重点鉴定业务档案承载的项目是否结清债权债务以及是否有其他未办结事项。

业务电子文件归档和电子档案管理

财产保险业务电子文件越来越多，电子和纸质文件混合管理现状突出，结合这些情况，《规范》明确了财产保险业务电子文件归档和电子档案管理遵照标准、载体形式、业务电子文件归档功能、业务电子档案管理系统建设、业务电子档案安全保管等方面内容和要求。

遵照标准方面，财产保险公司应按照GB/T 18894和DA/T 70的要求，做好财产保险业务电子文件归档和财产保险业务电子档案的管理工作。

载体形式方面，来源可靠、程序规范、要素合规的财产保险业务电子档案可仅以电子形式保存。财产保险业务档案同时存在纸质与电子两种载体时，应在内容、相关说明及描述上保持纸质档案与电子档案之间的有机联系。

业务电子文件归档功能方面，财产保险公司应明确财产保险业务电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。财产保险业务信息系统应具备电子文件归档管理功能或接口，能支持按要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。业务电子档案管理系统建设方面，财产保险业务电子档案管理系统应具备业务电子档案接收、整理、保存、统计、利用、鉴定与销毁、安全管理和系统管理等功能；应具备对实体档案进行辅助管理的功能，

具备纸质档案数字化以及纸质档案数字副本管理功能。

业务电子档案安全保管方面，财产保险公司应配置与财产保险业务电子档案管理系统相适应的在线存储设备；应对财产保险业务电子档案进行备份；应每年对财产保险业务电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，形成检测报告；对出现不可读取风险的财产保险业务电子档案及时进行迁移，保证财产保险业务电子档案的安全、可靠。

作者单位：中国人民财产保险股份有限公司

文章来源：《中国档案》2022年第5期